Делопроизводитель в Хабаровске

1. Своевременная обработка поступающей корреспонденции с Почты России (в течение трёх рабочих дней: принять, разобрать, внести в реестр и передать по подразделениям).
2. Еженедельная подготовка корреспонденции для отправки Почтой России (сформировать, упаковать в конверты, оформить реестр, передать сотруднику, который отвозит корреспонденцию в почтовое отделение для отправки).
3. Обработка входящих оригиналов договоров, подписанных с двух сторон (в течение двух рабочих дней: прием, внесение в реестр договоров основного подразделения, сканирование и при необходимости ксерокопирование для сотрудников отделов).
4. Ведение реестра договоров, обработка вернувшихся в оригинале, либо направленных копий/сканов, сканирование и ксерокопирование для передачи как в ООО " Формула-ДВ" в Приморском крае, так и по основному подразделению в г.
Хабаровск (ответственному лицу).
5. Подготовка договоров по согласованным шаблонам, согласование их с контрагентом, обмен подписанными копиями (сканами) и дальнейшее отслеживание его возврата в оригинале.
6. Подготовка сопроводительных писем (на официальном бланке предприятия) к исходящим документам (договора, протоколы, спецификации, товарные накладные, акты и т.д.), которые направляются/передаются нарочно в учреждения, а также внесение номеров исходящих писем в реестры договоров.
7. Подготовка ответных писем (на официальном бланке предприятия) на поступающие запросы организаций и учреждений.
8. Приём и регистрация входящих писем, переданных нарочно (распределение по подразделениям для их дальнейшей отработки).
9. Осуществляет закуп хозяйственного инвентаря и материальных ресурсов, необходимых в общественно-хозяйственной деятельности предприятия (канцелярские принадлежности, продукты питания, хозяйственные товары (чистящие, моющие средства, перчатки) и т.д.), подарки для сотрудников (для праздников) и прочее.
10. Приём и обработка всей входящей информации и документации, полученной по средствам электронной почты и телефонной связи.
11. Обеспечение своевременным и качественным выполнением копировальных, множительных работ, печатания и сканирования необходимых служебных документов.
12. Направление контрагентам сканов учредительных документов Общества, по просьбе своего непосредственного руководителя (отправка по электронной почте).
13. Бронирование отелей и подбор (бронирование, приобретение) авиа и ж/д билетов для сотрудников, направляющихся в рейс/командировку.
14. Обзвон контрагентов (в том числе учет) по возврату оригиналов договоров/дополнительных соглашений/протоколов/спецификаций.
15. Ведение картотеки учёта прохождения документальных материалов.
16. Ведение учёта получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизация и хранение документов текущего архива.
17. При необходимости в оплате счёта который выписан сторонней организацией в интересах Общества, Делопроизводитель обязан передать счёт своему непосредственному руководителю, который согласовывает его (ставит подпись, ФИО и его назначение) и передаёт на оплату.
18. Выполнение функциональных обязанностей Контролера документов (осуществляющий кодирование, учёт, выпуск, распределение, хранение контролируемых документов и т.д.) в соответствии с нормативными документами Общества (Стандарты предприятия, СТП УД-1 и т.д.), а также стандартам GMP.

должен знать:
> законодательные, нормативно-правовые акты, положения, инструкции, другие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;
> методические материалы и схемы документооборота;
> порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;
> методы и приёмы установления деловых контактов, делового общения, делового этикета;
> методы обработки информации с использованием современных технических средств;
> правила эксплуатации офисной техники, коммуникации и связи, а также другие технические средства управленческого труда;
> приемы создания, ведения, обновления и хранения электронных баз данных;
> офисные программы (Word, Excel, Outlook);
> приемы поиска информации и контактов и работы с Internet.