Работа с документами:
Прием и проверка правильности оформления подготовленных документов, передаваемых ГД на подпись;
Прием поступающей на рассмотрение ГД корреспонденции и последующая её передача в структурные подразделения, или конкретным исполнителям;
Оперативное хранение документов в ходе исполнения до передачи в архив;
Ведение электронного документооборота;
Подготовка и оформление распорядительных и иных документов;
Написание, подготовка и отправка внутренних и внешних писем и сообщений.
Работа с сотрудниками:
Контроль исполнения работниками указаний и поручений ГД, контроль соблюдения сроков поставленных задач;
Подготовка заседаний, советов и других совещаний проводимых ГД. Ведение и оформление протоколов совещаний с последующим оформлением списка задач и ответственными;
Организация и координация встреч ГД с сотрудниками, ведение протокола;
Содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;
Запрос нужной ГД информации у сотрудников и предоставление ее в установленном виде.
Работа с данными и отчетами:
Подготовка справочной и аналитической информации;
Формирование и ведение баз данных, осуществление выборок из баз данных;
Сбор установленной отчетности у руководителей подразделений. Подготовка и передача отчетов ГД в установленном формате;
Консолидирование данных от структурных подразделений в единую информационную базу.
Работа по оптимизации рабочих процессов:
Выполнение поручений ГД;
Обеспечение рабочего места ГД необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями. Создание условий для эффективной работы ГД;
Ведение календаря ГД в информационных системах.
Отличное знание офисных программ, отличное владение MS Excel;
Отличные коммуникативные навыки;
Умение все понимать с первого раза;
Проактивность.
